Dans l’ère numérique actuelle, l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans la gestion électronique des documents (GED) se présente non seulement comme une avancée mais aussi comme une révolution.
Sistéo Communications, à l’avant-garde des solutions pour entreprises, navigue au cœur de cette transformation, promettant une efficacité, une réduction de coûts et une sécurité des données sans précédent pour ses clients.
État des lieux pré-IA dans la GED
Traditionnellement, la GED reposait sur des processus manuels et laborieux pour le classement, le stockage et la récupération des documents, engendrant des coûts élevés, une perte de temps considérable et des risques d’erreur. Cette méthode, bien que fonctionnelle à une époque, s’avère désormais obsolète face aux exigences de rapidité et d’efficience du monde des affaires moderne.
La Transformation par l’IA
L’introduction de l’IA dans la GED marque une ère de changement, avec des algorithmes capables d’effectuer automatiquement des tâches qui prenaient auparavant des heures. Cette automatisation couvre la lecture, le tri, l’indexation et même l’analyse des documents, offrant une précision et une vitesse révolutionnaires.
Bénéfices Multiples pour les Entreprises
Les avantages de cette innovation sont variés :
- Efficacité accrue : L’automatisation libère les employés pour des tâches stratégiques, augmentant ainsi la productivité globale.
- Diminution des coûts : La réduction du temps consacré à la gestion des documents se traduit directement par une baisse des dépenses.
- Sécurité renforcée : Avec l’IA, les mesures de sécurité des documents deviennent plus robustes, notamment grâce à la gestion améliorée de l’accès aux informations sensibles.
Cas concrets
Des cas concrets abondent, comme celui d’une entreprise technologique qui, en adoptant l’IA pour sa GED, a vu le temps de traitement de ses documents réduit de 40%, tout en améliorant la précision des données. Une autre, dans le secteur financier, a réussi à automatiser la classification et l’extraction de données de millions de documents, réduisant les erreurs de classement et sécurisant les informations clients.
Perspective
La révolution de l’IA dans la GED représente donc une opportunité inestimable pour les entreprises de toutes tailles. En adoptant ces technologies, elles peuvent non seulement optimiser leurs opérations mais aussi gagner un avantage compétitif dans un marché de plus en plus numérisé. Sistéo Communications se tient prête à accompagner ses clients dans cette transition, affirmant son rôle de leader d’opinion et de fournisseur de solutions innovantes en matière de GED.
Notre partenaire EUKLES
En collaboration étroite avec Eukles, notre partenaire stratégique, nous renforçons la protection et la digitalisation du patrimoine documentaire des entreprises via notre solution de gestion électronique des documents, E-Doc Pro. Cette solution intègre des fonctionnalités avancées pour un classement automatique et une gestion optimale des documents, assurant ainsi une circulation d’informations sécurisée entre vos services et un suivi efficace de vos contrats. Pour plus de détails sur les innovations apportées par Eukles, nous vous invitons à visiter leur site internet.
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La GED, ou Gestion Électronique de Documents, est une pratique qui consiste à numériser et à stocker des documents de manière dématérialisée. Cette pratique est de plus en plus courante dans les entreprises et les organisations, car elle présente de nombreux avantages par rapport à la gestion traditionnelle des documents en papier. Dans cet article, nous allons examiner les principaux avantages de la GED.
Gain de place
Le stockage des documents papier peut prendre beaucoup de place dans les bureaux et les salles d’archives, la loi obligeant à conserver des documents une certaine durée (bulletins de salaire : 5 ans, factures : 10 ans, etc.). En utilisant la GED, les entreprises peuvent numériser et stocker les documents de manière dématérialisée, ce qui leur permet de libérer de l’espace physique pour d’autres usages. De plus, cela permet de limiter les coûts liés au stockage et à l’entretien des archives.
Facilité de recherche
La recherche de documents papier peut être fastidieuse et prendre beaucoup de temps. Avec la GED, les documents sont facilement accessibles et peuvent être recherchés à l’aide de mots-clés ou de filtres spécifiques. Cela permet de gagner du temps et d’augmenter l’efficacité des employés qui ont besoin d’accéder à ces documents.
Sécurité et confidentialité
La GED peut aider à garantir la sécurité et la confidentialité des documents, alors que les documents papier peuvent être facilement perdus, endommagés, volés et parfois consultés à votre insu. Avec la GED, les documents peuvent être stockés dans un environnement sécurisé, protégé par des mots de passe, des clés de cryptage et d’autres mesures de sécurité. Les entreprises peuvent définir des niveaux d’autorisation pour l’accès aux documents, en limitant leur accès aux personnes autorisées.
Collaboration
La GED peut faciliter la collaboration entre les employés, en leur permettant d’accéder aux mêmes documents électroniques simultanément. Cela peut être particulièrement utile lors du télétravail, où les employés travaillent à distance. La GED permet également de suivre les modifications apportées aux documents, de gérer les versions et ainsi éviter les erreurs.
Économies
La GED peut aider les entreprises à réaliser des économies importantes en matière de papier, d’encre, de stockage physique et d’entretien des archives. De plus, la GED peut réduire le temps nécessaire pour effectuer des tâches administratives, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus productives. Enfin, la GED peut aider à réduire les coûts liés à l’impression et à l’envoi de documents papier.
Notre partenaire EUKLES
Grâce à notre partenaire Eukles, notre solution de GED E-Doc Pro protège le patrimoine documentaire de votre l’entreprise grâce à la dématérialisation des documents, elle vous offre des fonctionnalités simples et performantes qui permettent le classement automatique et l’optimisation de la gestion des documents, la circulation sécurisée des informations au sein de vos services et le suivi de vos contrats.
Sistéo Communication vous accompagne sur le déploiement d’une solution s’adaptant à la taille et au type de votre entreprise grâce à une grande variété de modules comme : Résoposte vous permettant d’affranchir électroniquement votre courrier, le connecteur Chorus afin d’automatiser l’envoi de vos factures ou encore un logiciel permettant la signature électronique de documents etc.