La GED, ou Gestion Électronique de Documents, est une pratique qui consiste à numériser et à stocker des documents de manière dématérialisée. Cette pratique est de plus en plus courante dans les entreprises et les organisations, car elle présente de nombreux avantages par rapport à la gestion traditionnelle des documents en papier. Dans cet article, nous allons examiner les principaux avantages de la GED.
Gain de place
Le stockage des documents papier peut prendre beaucoup de place dans les bureaux et les salles d’archives, la loi obligeant à conserver des documents une certaine durée (bulletins de salaire : 5 ans, factures : 10 ans, etc.). En utilisant la GED, les entreprises peuvent numériser et stocker les documents de manière dématérialisée, ce qui leur permet de libérer de l’espace physique pour d’autres usages. De plus, cela permet de limiter les coûts liés au stockage et à l’entretien des archives.
Facilité de recherche
La recherche de documents papier peut être fastidieuse et prendre beaucoup de temps. Avec la GED, les documents sont facilement accessibles et peuvent être recherchés à l’aide de mots-clés ou de filtres spécifiques. Cela permet de gagner du temps et d’augmenter l’efficacité des employés qui ont besoin d’accéder à ces documents.
Sécurité et confidentialité
La GED peut aider à garantir la sécurité et la confidentialité des documents, alors que les documents papier peuvent être facilement perdus, endommagés, volés et parfois consultés à votre insu. Avec la GED, les documents peuvent être stockés dans un environnement sécurisé, protégé par des mots de passe, des clés de cryptage et d’autres mesures de sécurité. Les entreprises peuvent définir des niveaux d’autorisation pour l’accès aux documents, en limitant leur accès aux personnes autorisées.
Collaboration
La GED peut faciliter la collaboration entre les employés, en leur permettant d’accéder aux mêmes documents électroniques simultanément. Cela peut être particulièrement utile lors du télétravail, où les employés travaillent à distance. La GED permet également de suivre les modifications apportées aux documents, de gérer les versions et ainsi éviter les erreurs.
Économies
La GED peut aider les entreprises à réaliser des économies importantes en matière de papier, d’encre, de stockage physique et d’entretien des archives. De plus, la GED peut réduire le temps nécessaire pour effectuer des tâches administratives, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus productives. Enfin, la GED peut aider à réduire les coûts liés à l’impression et à l’envoi de documents papier.
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